Technische Dokumentation beinhaltet die Informationen über den gesamten Lebenszyklus eines Produktes. Hierfür werden unterschiedlichste Dokumente erstellt und hinterlegt. Der Umfang und die Inhalte der Technischen Dokumentation sind in der VDI-Richtlinie 4500 definiert.

In der Internen Technischen Dokumentation werden alle Daten erfasst, die im Unternehmen verbleiben. Sie beinhaltet notwendige Informationen zur Entwicklung, Fertigung, Prüfung, Instandhaltung, Produktbeobachtung und Entsorgung. Der Umfang der Internen Dokumentation richtet sich zum einen nach den gesetzlichen Forderungen und zum anderen nach der Verantwortung gegenüber dem Kunden.
Für die Interne Dokumentation gibt es keinen vorgeschriebenen Leitfaden. Auf Grund der Vielfalt von Produkten kann nur eine Grobstruktur vorgegeben werden. Orientieren kann man sich an verschiedenen DIN-Normen und VDI-Richtlinien.

Die Externe Technische Dokumentation umfasst alle Informationen über ein Produkt, die für den Vertrieb, die Anwender und Benutzer bestimmt sind. Die umfangreichen Informationen der Internen Dokumentation werden hierzu zielgruppenorientiert aufbereitet und mit anwenderrelevantem Zusatzwissen gefüllt. Durch gute, leicht verständliche Dokumente kann die jeweilige Zielgruppe Produktleistungen und Funktionen effektiv nutzen und Fehler einfach beheben. Eine rechtskonforme Benutzerinformation (Bedienungsanleitung) ist außerdem Voraussetzung für die CE-Kennzeichnung eines Produktes.