Benutzerinformationen dienen dazu, Kunden die Eigenschaften, Leistungen und Funktionen eines Produktes darzustellen und nutzbar zu machen. Außerdem warnen sie vor Restgefahren, die vom Produkt ausgehen können. Typische Dokumente der Externen Dokumentation sind:

• Bedienungsanleitungen / Betriebsanleitungen / Gebrauchsanweisungen
• Wartungshandbücher
• Servicehandbücher
• Administrationshandbücher
• Montageanleitungen
• Kennzeichnungen (Produkt, Verpackung, Gebäude)
• Schulungsmaterialien

Im Gegensatz zu anderen After-Sales-Unterlagen müssen Anleitungen und Handbücher rechtskonform verfasst werden, d.h. inhaltlich gesetzlichen Anforderungen genügen. Dies ist insbesondere im Hinblick auf Haftungsfragen von Bedeutung.

Arbeits- und Verfahrensanweisungen gehören zu den Dokumenten der Internen Dokumentation. Sie beschreiben Handlungsweisen. Grundlage hierfür sind definierte Prozessabläufe. In der Verfahrensanweisung ist beschrieben "wer was wann tut", die Arbeitsanweisung erklärt dem der es tut "wie er es tut".
Bei Anlagen sind Arbeitsanweisungen und Verfahrensanweisungen durch die Betriebssicherheitsverordnung (BertrSichV) zum Schutz des Arbeiters gefordert. Als Bestandteil eines Notfallplans spielen sie im Bereich des Qualitätsmanagements ( z.B. Rechenzentrumszertifizierung) ebenfalls eine große Rolle.

Aufgabe des Technischen Redakteurs ist es, die Komplexität des Produktes oder Prozesses in zielorientierte Nutzerinformationen umzuwandeln. Sowohl bei Anleitungen als auch bei Anweisungen soll dem Benutzer nur soviel Information zugemutet werden, wie er benötigt. Die Inhalte sollen leicht verständlich und gut lesbar aufbereitet sein.